Política del sistema interno de información
I.- SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de Febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, FEDEFARMA hace constar que cuenta con un Sistema Interno de Información, siendo cada una de las entidades mencionadas al pie de página responsables del tratamiento de los datos tratados a través del sistema que sean de su competencia. No obstante lo anterior, la empresa FEDERACIÓ FARMACÈUTICA, S.C.C.L. es quien asume la organización del Sistema Interno de Información para la adecuada organización y coordinación de los canales en cada una de las entidades de FEDEFARMA que lo comparten.
Con la finalidad de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad de FEDEFARMA, y de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones penales, administrativas graves o muy graves o laborales relativas a salud y seguridad, FEDEFARMA ha nombrado a los miembros del Comité de Ética como Responsables del Sistema Interno de Información, delegando de entre estos, la gestión del mismo y la investigación de comunicaciones en la responsable del área Jurídica (RDSII).
Las referidas informaciones pueden hacerse llegar por cualquiera de los siguientes medios del Canal de Denuncias (en el pertinente, Canal Interno de Información):
- A la dirección de correo electrónico: [email protected]
- A la dirección postal: Calle Coneixement, 7-13, Isla A3.1, Centro de Negocios de Gavà – a la atención de la persona RDSII –.
- Mediante escrito entregado a la persona RDSII.
A solicitud de la persona informante, también podrá presentarse la comunicación mediante una reunión presencial con la persona miembro del Comité de Ética y RDSII, en el plazo de siete días.
Las informaciones verbales realizadas a través de reunión presencial con la persona miembro del Comité de Ética y RDSII, se tendrá que documentar, siempre previo consentimiento de la persona informante, de alguna de las siguientes maneras:
a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
(*) En este caso, se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos, de acuerdo con aquello que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD o Reglamento General de Protección de Datos).
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FEDEFRMA integra a estos efectos, Federació Farmacèutica, S.C.C.L.; Sigma Pharma, S.L. y Logística Integral de Farmacia, S.L., las cuales comparten Sistema Interno de Información.
b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por la persona responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
El Sistema Interno de Información de FEDEFARMA cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley 2/2023:
a).- Permite que las personas a quienes aplica la Ley 2/2023 puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.
b).- Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de las empresas, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
c).- Cuenta con una Política de Sistema Interno de Información, de uso de canal interno y de actuación del Comité de Ética y de los responsables del Sistema Interno de Información, que establece garantías por la protección de las personas informantes:
- Acuse de recibo en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
- Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, a contar desde la recepción de la comunicación, en los términos del artículo 9 de la Ley, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones. Los datos personales relativos a las informaciones e investigaciones internas contenidas en el Libro-Registro de Informaciones se conservarán como máximo durante un periodo de 10 años.
- Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se lo informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
- Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación que la persona que la reciba la remita inmediatamente a la persona Responsable Delegada del Sistema.
- Respecto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Respecto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI Ley 2/2023).
- Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
II.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Sistema Interno de Información de FEDEFARMA cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley 2/2023:
a).- Permite que las personas a quienes aplica la Ley 2/2023 puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.
b).- Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de las empresas, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
c).- Cuenta con una Política de Sistema Interno de Información, de uso de canal interno y de actuación del Comité de Ética y de los responsables del Sistema Interno de Información, que establece garantías por la protección de las personas informantes:
- Acuse de recibo en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
- Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, a contar desde la recepción de la comunicación, en los términos del artículo 9 de la Ley, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones. Los datos personales relativos a las informaciones e investigaciones internas contenidas en el Libro-Registro de Informaciones se conservarán como máximo durante un periodo de 10 años.
- Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se lo informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
- Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación que la persona que la reciba la remita inmediatamente a la persona Responsable Delegada del Sistema.
- Respecto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Respecto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI Ley 2/2023).
- Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
Cada una de las entidades que integran FEDEFARMA indicadas en este documento son responsables del tratamiento de los datos que sean de su competencia, incluidas en las comunicaciones que se reciban y queden amparadas por la Ley 2/2023, con el fin de poder gestionarlas e iniciar, si se tercia, el procedimiento de investigación correspondiente y adoptar las medidas correctoras que, en su caso, procedan.
La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley 2/2023. Si la comunicación contiene datos de carácter especial, estos se destruirán inmediatamente, salvo que resulten estrictamente necesarios para la adopción de medidas correctoras y/o el inicio del procedimiento de investigación correspondiente y/o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, de conformidad con la legislación vigente, y en estos casos, la base jurídica será el interés público esencial. El tratamiento de los datos personales será el indispensable, cuando sin los mismos no se pudiese cumplir con los objetivos y las obligaciones que estipula la Ley 2/2023.
Su identidad será, en todo caso, reservada y no se comunicará a las personas a las cuales se refieren los hechos relatados ni a terceros. No obstante, los datos objeto de su comunicación podrán ser tratados por el personal de FEDEFARMA autorizado para dar cumplimiento a la Ley 2/2023 únicamente, cuando resulte necesario para la investigación de infracciones en el ámbito del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de la seguridad y la salud en el trabajo, para la adopción de medidas correctoras, o bien para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, si se tercia, procedan. Así mismo, los datos personales podrán ser comunicados a (y) colaboradores necesarios para garantizar el cumplimiento de la finalidad y la gestión del Sistema Interno de Información; (ii) terceros en caso de obligación legal y cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en FEDEFARMA o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan; y (iii) a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de la mencionada investigación.
Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En caso de que fuera oportuno adoptar medidas correctoras, los datos se conservarán durante el tiempo que dure la aplicación de estas medidas. Por otro lado, en el supuesto de que fuera necesario iniciar la tramitación de procedimientos sancionadores o penales, los datos se conservarán durante todo el tiempo que dure el procedimiento sancionador o penal en cuestión.
En todo caso, si la decisión sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados no se adoptara en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, salvo aquellos datos que sea estrictamente necesario conservar, los cuales se conservarán bloqueados para mantener evidencia del funcionamiento del sistema de conformidad con la Ley 2/2023 y el Libro-Registro de Informaciones. Las comunicaciones que no se hayan tramitado podrán constar únicamente de forma anonimizada.
También serán suprimidos aquellos datos personales que revelen conductas que no están incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, así como aquellos no considerados veraces, a excepción que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.
Finalmente, se hace constar que en cualquier momento la persona comunicante podrá solicitar al correspondiente responsable del tratamiento información relativa al tratamiento de los datos, el acceso a sus datos personales, su rectificación, supresión, la limitación y oposición a su tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos y a contactar con el Delegado de Protección de Datos enviando un escrito, acompañado de una fotocopia de su documento de identidad cuando sea necesario para su identificación, al correo electrónico [email protected], de acuerdo con lo establecido en la Política de Privacidad. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, organismo que ostenta la autoridad de control en la materia, ubicada em C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESALIA
Las empresas que conforman FEDEFARMA a efectos del presente, se comprometen respectiva y expresamente a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.
IV.- EXENCIÓN Y ATENUACIÓN DE LA SANCIÓN
Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que esta hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano o autoridad competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirlo del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley 2/2023.
(*) El Canal de Denuncias (en lo procedente canal interno de información) permite la presentación de comunicaciones anónimas.
(**) No obstante el uso del canal interno de información es de uso preferente, las comunicaciones podrán también remitirse, en su caso, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, al Ministerio Fiscal, a la Fiscalía Europea, o a la autoridad competente, según proceda.
